niedziela, 23 lipca 2017

Ile kosztuje plan kryzysowy

Kiedy firma rozmawia z nami o stworzeniu lub aktualizacji planu kryzysowego wcześniej lub później (zwykle wcześniej) pada pytanie: "Ile będzie kosztować plan kryzysowy?"

Nasza odpowiedź: "To zależy. Cena jest wypadkową kilku zmiennych."

Na przykład:

1. Mała firma może kupić plan kryzysowy za 1500 złotych netto. Jeśli ma pod ręką wszystkie potrzebne informacje, może mieć gotowy plan za 30 minut.

2. Duża firma zwykle potrzebuje rozbudowanego planu kryzysowego dokładnie dopasowanego do jej sytuacji i potrzeb. Taki plan może kosztować kilkanaście tysięcy złotych a jego opracowanie zajmie kilka miesięcy.

Oto trzy najważniejsze czynniki kształtujące koszt przygotowania planu kryzysowego:

  1. Stopień przygotowania firmy do zarządzania kryzysem.
  2. Wielkość firmy, jej struktura organizacyjna i zakres planu.
  3. Stopień dopasowania i rodzaj pomocy potrzebny w procesie planowania.

A teraz kilka słów wyjaśnienia do każdego punktu.

1. Stopień przygotowania firmy do zarządzania kryzysem.

Oto czynniki opisujące przygotowanie do zarządzania kryzysem:

  • Czy firma przystępuje do przygotowania planu kryzysowego od samego początku czy ma już taki plan i chodzi o jego aktualizację i/lub rozszerzenie?
  • Czy firma przechodziła jakieś kryzysy? Kiedy był ostatni? Jak poważny? Jakie były jego skutki?
  • Czy firma ma rzecznika prasowego? Czy rzecznik przeszedł szkolenie medialne?
  • Czy pracownicy i kierownictwo firmy uważają przygotowanie do zarządzania kryzysem za absolutny priorytet?

2. Wielkość firmy, jej struktura organizacyjna i zakres planu.

Aby ocenić złożoność i zakres prac bierzemy pod uwagę m. in.:

  • Baza interesariuszy (liczba grup interesariuszy potrzebnych do ochrony i/lub wzmocnienia reputacji),
  • Liczba oddziałów, miast i krajów, w których działa firma,
  • Rodzaj i zakres najbardziej prawdopodobnych i najgroźniejszych kryzysów.

3. Stopień dopasowania i rodzaj pomocy potrzebny w procesie planowania.

  • Potrzebujesz plan maksymalnie dopasowany do Twojej firmy czy na tym etapie rozwoju firmy wystarczy ogólny plan?
  • Szukasz specjalisty zarządzania kryzysowego, który razem z Twoim zespołem stworzy plan kryzysowy czy chcesz otrzymać do ręki gotowy plan?

Konkluzja

Przygotowanie planu kryzysowego może być stosunkowo tanim i prostym przedsięwzięciem dla małej firmy. Natomiast dla dużej lub działającej w ryzykownej branży firmy jest to projekt wymagający większych środków i dłuższego czasu.

Warto pamiętać, że plan kryzysowy jest tylko elementem programu zarządzania kryzysowego. Jest podstawą tego programu, ale plan nie zastąpi doświadczonego zespołu kryzysowego. Bez przećwiczenia wszystkich jego modułów na warsztacie kryzysowym lub symulacji kryzysowej nie ochroni firmy w sytuacji kryzysowej.

Jeśli chcesz dowiedzieć się ile kosztuje plan kryzysowy dla Twojej firmy, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

czwartek, 13 lipca 2017

Teoria "wybitych szyb" pomaga zapobiegać kryzysom

Dwaj Amerykanie, kryminolog George Kelling i politolog James Wilson, nigdy nie pracowali w PR, ale ich teoria "wybitych szyb" skutecznie pomaga zapobiegać poważnym kryzysom w firmach.

Koncepcja "wybitych szyb" zakłada, że brak reakcji na łamanie mniej ważnych norm społecznych, na przykład tolerowanie śmiecenia lub wandalizmu, zachęca do łamania innych norm na zasadzie zaraźliwości i sprzyja wzrostowi antyspołecznych zachowań i przestępczości.

Wybite szyby i rozbite okna są metaforą anarchii, zniszczenia i upadku.

Dobra wiadomość jest taka, że większość miast, które wprowadziły programy walki z najdrobniejszymi wykroczeniami (na przykład regularne sprzątanie śmieci i szybkie usuwanie graffiti) odnotowała widoczny spadek przypadków łamania prawa. To zainspirowało specjalistów PR do wykorzystania tej teorii w zarządzaniu kryzysowym.

Aby pokazać praktyczne zastosowanie teorii "wybitych szyb" w kryzysowym PR, potraktujmy na przykład drobną krytyczną wzmiankę o firmie na Facebooku lub Twitterze jak "nieszkodliwy" napis graffiti. Ktoś ją opublikował, ktoś skomentował, ktoś udostępnił na swoim profilu. Szkoda znikoma (praktycznie niezauważalna), bo – jak w przypadku jednego graffiti – nikt więcej się tym nie zainteresował. Inaczej było pół roku później z defraudacją firmowych pieniędzy, o której huczały – skandal, granda, burda! – wszystkie media.

Gdyby jednak wcześniej ktoś (na przykład specjalista PR) skojarzył tamtą niewinną wzmiankę w mediach społecznościowych z innymi pozornie mało znaczącymi faktami, szybko by wykrył kradzież pieniędzy z firmowej kasy.

Teoria "wybitych szyb" w PR

Pytanie: czy jest system monitoringu gwarantujący wychwycenie wszystkich potencjalnych zagrożeń? Odpowiedź: Nie ma.

Pytanie: Czy brak takiego systemu może prowadzić do zwiększenia liczby przykrych niespodzianek? Odpowiedź: Tak.

Specjaliści PR muszą bacznie obserwować wszystkie dostępne kanały komunikacji (formalne i nieformalne) i skutecznie wychwytywać najdrobniejsze sygnały informujące o potencjalnym zagrożeniu. Muszą umieć także rozpoznawać schematy zmian (na przykład kilka różnych sygnałów pojawiających się w tej samej sekwencji). Czasem wystarczy zauważyć brak skutecznej komunikacji pomiędzy dwoma wydziałami.

Dobrymi kanałami zbierania kryzysowych sygnałów mogą być wpisy w mediach społecznościowych, komentarze pod artykułami na blogach, skargi i reklamacje klientów, zapytania o produkty, sprawozdania z działalności operacyjnej, raporty branżowe oraz informacje i komentarze w mediach lokalnych, regionalnych i krajowych.

Teoria "wybitych szyb" w praktyce

Specjalista PR zajmujący się zarządzaniem kryzysowym potrafi identyfikować obszary zwiększonego ryzyka i podejmować działania zaradcze. Wie jak ocenić skalę zagrożenia i prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Jest w stanie odpowiedzieć na pytanie czy to jest realne zagrożenie czy tylko chwilowe odstępstwo od normy.

"Wybitą szybą" może być kilka krytycznych wpisów na Twitterze po pochopnym odrzuceniu reklamacji niezadowolonego klienta albo firmowy raport z informacją, że klienci przechodzą do konkurencji albo poufna informacja o spotkaniu ważnego pracownika z łowcą głów. Załamanie pogody w jednym regionie kraju utrudniające utrzymanie systematycznych dostaw towaru to jeszcze inny przykład "wybitej szyby".

Wykorzystanie teorii "wybitych szyb" w prewencji kryzysowej oznacza codzienny uważny monitoring wszystkich zmian w firmie i jej bezpośrednim otoczeniu i wychwytywanie tych, które mogą zaszkodzić jej działalności i reputacji. Można to robić na dwa sposoby. Albo wszystko robić samemu (pytanie: kto to będzie robił kiedy specjalista PR zachoruje lub pojedzie na urlop?) albo stworzyć system zbierania i analizy informacji o potencjalnych zagrożeniach. To drugie rozwiązanie jest oczywiście bardziej efektywne i przy dobrej organizacji nie musi więcej kosztować.

Konkluzja

Właściwy system i proces zbieranie informacji ułatwia zadawanie właściwych pytań właściwym ludziom we właściwym czasie. Wzmacnia pozycję specjalisty PR w firmie jako osoby, która potrafi – dzięki monitoringowi otoczenia i planowaniu – skutecznie zapobiegać zagrożeniom i chronić reputację firmy. Ułatwia podejmowanie trafnych decyzji w sytuacji kryzysowej. Wzmacnia odporność firmy na kryzysy, skraca czas ich trwania i zmniejsza koszty rozwiązywania kryzysowych problemów.

Jeśli chcesz wiedzieć jak wykorzystać teorię "wybitych szyb" do przygotowania firmy do zarządzania kryzysem lub masz pytanie o komunikacji kryzysowej, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

Kontakt

Nazwa

Adres e-mail *

Wiadomość *