sobota, 29 października 2011

6 marnych wykrętów od komunikacji

Przez ponad 10 zarządzania komunikacją kryzysową spotkałem się już chyba ze wszystkimi możliwymi pretekstami do dyskredytowania kluczowej roli komunikacji w sprawnym funkcjonowaniu każdej organizacji. Słyszałem je od biernych szefów firm, bojaźliwych prawników i niemrawych rzeczników prasowych.

Prawdopodobnie też je słyszałeś w swojej firmie. Może nawet sam coś takiego kiedyś powiedziałeś.

Dlaczego nie wytrzymują krytyki i jak sobie z nimi radzić?

Oto 6 najczęściej spotykanych wykrętów od komunikacji:

1. Nas to nie dotyczy

Czy firmowe dokumenty, projekty, raporty, informacje prasowe giną w biurokratycznej karuzeli wiecznych poprawek, uzgodnień, korekt nie wnoszących nic wartościowego do pierwszej wersji?

To może być sygnał, że coś źle działa. Jeśli ludzie tygodniami spierają się o każdy szczegół prezentacji, wystąpienia publicznego lub tekstu na stronie WWW, jak mogą podejmować szybkie i trafne decyzje w ważnych i pilnych sprawach?

Ci tzw. perfekcjoniści mylą zmianę z poprawą i ruch z działaniem – przespali lekcję, na której mówiono o zasadzie Pareto (80/20).

Co z tym zrobić? Skróć cykl opracowania materiałów, znajdź "wąskie gardła" i usuń je z procesu. Narzuć krótkie terminy, egzekwuj szybkie decyzje i rutynowo stosuj starą metodę: "Jeśli nie otrzymamy odpowiedzi do [x data/godzina], uznamy, że propozycja jest przyjęta bez zastrzeżeń."

2. Nie mamy wszystkich informacji

Czy kiedykolwiek cieszyłeś się luksusem posiadania pod ręką wszystkich niezbędnych danych?

Nawet w epoce Internetu z szerokim dostępem do informacji, jest to wciąż rzadkość.

Co z tym zrobić? Pogódź się z faktem, że dzisiaj wszystko co komunikujesz natychmiast traci aktualność po powiedzeniu, napisaniu lub wysłaniu. Jedyne co możesz robić to dzielić się informacjami niezwłocznie po otrzymaniu i obiecać regularne aktualizacje.

3. Prawnicy na to nie pozwolą

To, co mówi prawnik jest tylko opinią. Może to być dobra opinia lub zła. Prawnik opiera się na własnej (czasem "autorskiej") interpretacji faktów i prawa – i na indywidualnej analizie ryzyka.

Jedni prawnicy są bardziej konserwatywni, inni mniej. Niektórzy mają za sobą przykre doświadczenia z gadatliwymi rzecznikami prasowymi. Niektórzy nie mają do tego głowy. Niektórym nic nie można zarzucić.

Co z tym zrobić? Prawdziwą wartość prawnika można sprawdzić tylko przez lekkie "przyciśnięcie do ściany". Siądźcie do negocjacji. Nie zgadzaj się na "czego nie możemy mówić" – zaproponuj "co możemy powiedzieć". "Bez komentarza" nie wchodzi w rachubę.

4. Zadadzą nam za trudne pytania

Proszę? Nie musisz wiedzieć wszystkiego. Nikt rozsądny tego od Ciebie oczekuje.

Co z tym zrobić? "Nie wiem" to najlepsza odpowiedź kiedy... nie wiesz. Nie wstydź tego i nie przepraszaj – ludzie będą Cię podziwiać za pewność siebie. I jaki piękny kontrast wobec tych, którzy kiedy nie wiedzą przyznają się do tego za pomocą 20 zdań :-)

Oczywiście po "Nie wiem" należy od razu powiedzieć "Ale sprawdzę i przekażę odpowiedź."

5. Już im o tym mówiliśmy

Naprawdę? Kiedy, jak, kto i co mówił? Na pewno zrozumieli za pierwszym razem? Skąd wiesz? Jak to sprawdziłeś?

Wszyscy wiemy, że przekaz zanim będzie zapamiętany musi być powtarzany. Ludzie czasem nie chcą przyjąć do wiadomości faktu, że nikt nie stara się zapamiętać każdego ich słowa za pierwszym razem.

Jeden e-mail, jeden telefon, jedna prezentacja, jeden wpis na blogu nie załatwia sprawy. Przekaz musi pojawić się w wielu kanałach i dotrzeć do odbiorcy z różnych źródeł. Nie chcesz, aby Ci zarzucano natarczywość, namolność lub nudziarstwo? Chciałbym częściej mieć takie "kłopoty" na głowie!

Co z tym zrobić? Warto komunikować się częściej niż to mogłoby się wydawać za uzasadnione, gdyż ludzie słuchają rzadziej niż to się wydaje.

6. Nie mamy czasu

Brak czasu jest matką wszystkich wymówek, wykrętów i usprawiedliwień – i nie dotyczy wyłącznie komunikacji. Fakt jest taki, że mamy czas na rzeczy, które są dla nas ważne. Jeśli ktoś nie ma czasu na komunikację, to znak, że nie jest ona dla niego priorytetem.

Laozi, legendarny twórca taoizmu tak to ujął: "Czas jest rzeczą stworzoną. Powiedzieć 'Nie mam czasu,' jest jak powiedzieć, 'Nie chcę.'"

Co z tym zrobić? Znajdź czas na komunikację. Nie pozwól, żeby strach, obawy i uprzedzenia weszły Ci w drogę – a prawnicy tym bardziej.

Znasz inne wykręty od komunikacji? Napisz o tym w komentarzu.

sobota, 15 października 2011

45 sposobów poprawy komunikacji w pracy - część 2/2

W każdej firmie funkcjonują dwa podstawowe kanały przepływu informacji: formalny i nieformalny. Pierwszy dotyczy komunikatów związanych z wykonywaniem pracy i funkcjonowaniem organizacji – drugi wymiany informacji dotyczących prywatnych zainteresowań pracowników.

W pierwszej części podałem 20 wskazówek jak zwiększyć efektywność obydwu kanałów i zredukować ryzyko konfliktu.

W tym odcinku 25 następnych praktycznych porad.

1. Wchodź do pomieszczenia wyprostowany, dumny i pewny siebie.

2. Pracuj nad swoją inteligencją emocjonalną (empatia, samoświadomość, praca zespołowa).

3. Unikaj w wystąpieniach publicznych branżowego żargonu i pustej retoryki.

4. Nie pisz e-maili i nie dzwoń kiedy jesteś głodny i zdenerwowany.

5. W dyskusji szukaj punktów stycznych, nie różnic – to zbliża ludzi i ułatwia komunikację.

6. Słuchaj tego, czego się nie mówi.

7. Unikaj krytykowania, narzekania i oceniania.

8. Nagraj swój głos na dyktafonie, żeby usłyszeć jak naprawdę brzmi. Nagraj się na video, żeby zobaczyć jak się zachowujesz.

9. Naśladuj lidera. Jeżeli mówi szybko, postępuj tak samo. Jeśli zwalnia, także zwolnij.

10. Trzymaj się tematu.

11. Ubieraj się jak osoba, którą chcesz być.

12. Dziękuj za szczere komplementy – nie zaprzeczaj, że to miłe :-)

13. Szanuj prywatną przestrzeń innych osób (min. pół metra).

14. Nie planuj tego, co powiesz zanim nie usłyszysz całego pytania.

15. Odwołuj się do emocji opowiadając prawdziwe historie z życia i podając sugestywne przykłady.

16. Podkreślaj ważne słowa lub wyrażenia podnosząc lub obniżając głos albo zwalniając tempo wypowiedzi.

17. Unikaj słowa "rzecz" – bądź konkretny.

18. Kieruj rozmowę na pozytywne tematy.

19. Pamiętaj, że entuzjazm jest zaraźliwy.

20. Nie nawiązuj w biznesowych konwersacjach do prywatnych spraw.

21. Okazuj szacunek i szanuj uczucia. Nie obwiniaj i nie obrażaj nikogo.

22. Wyrzuć ze swego słownika słowo "tylko". Ono wszystko pomniejsza. Nie jesteś "tylko ekspertem zarządzania komunikacją kryzysową." Jesteś ekspertem zarządzania komunikacją kryzysową – bądź z tego dumny.

23. Nie przesadzaj z przeprosinami. Nie jesteś odpowiedzialny za jakość programu telewizyjnego, deszcz i pokój na świecie.

24. Nie ulegaj pokusie kończenia cudzych zdań.

25. Bądź jak fontanna, nie jak studzienka ściekowa.

Które z tych zasad stosujesz w pracy z powodzeniem? Które wymagają doskonalenia? Napisz o tym w komentarzu.

czwartek, 13 października 2011

45 sposobów poprawy komunikacji w pracy - część 1/2

Spójna, jasna i celowa komunikacja pomaga osiągać sukcesy w pracy.

Oto 45 sprawdzonych porad jak lepiej komunikować się w pracy i tym samym unikać konfliktów i kryzysów.

1. Wstań kiedy wszyscy wstają i usiądź kiedy inni siedzą. Komunikuj się z innymi na ich poziomie.

2. Obserwuj język ciała – on nie kłamie.

3. Pamiętaj, że nie musisz reagować na każde zdanie lub komentarz.

4. Starannie dobieraj słowa.

5. Mów i pisz jasno.

6. Kontroluj swoje nawyki językowe, fleksję, tempo mówienia i ton głosu.

7. Unikaj wchodzenia ludziom w słowo. Wszyscy jesteśmy dorośli. Kiedy mówią dwie osoby, jedna nie słucha.

8. Zostaw wyrażenia slangowe w domu, najlepiej w piwnicy.

9. W rozmowie skup się na innych, nie na sobie.

10. Wplataj do konwersacji imię rozmówcy – każdy lubi swoje imię.

11. Korzystaj z pauzy i ciszy – umiejętnie dobrane są silniejsze od słów.

12. Pisz, żeby coś powiedzieć – nie, żeby zrobić wrażenie.

13. Słuchaj z zamkniętymi ustami.

14. Odpowiadając na pytanie, korzystaj z metody "P-R-R": Pauza, Refleksja, Reakcja.

15. Witaj się z recepcjonistką i szefem firmy w ten sam sposób.

16. Uśmiechaj się i patrz w oczy – to uniwersalny język.

17. Doskonal swój styl komunikacji obserwując i naśladując ludzi, których szanujesz, podziwiasz i którzy odnoszą sukcesy.

18. Mów z pasją i od serca.

19. Wszystkie ważne telefony wykonuj przed południem.

20. Postępuj zgodnie z tym, co mówisz.

W drugiej części kolejne porady jak poprawić skuteczność komunikacji biznesowej.

Kontakt

Nazwa

Adres e-mail *

Wiadomość *