45 sposobów poprawy komunikacji w pracy - część 2/2

W każdej firmie funkcjonują dwa podstawowe kanały przepływu informacji: formalny i nieformalny. Pierwszy dotyczy komunikatów związanych z wykonywaniem pracy i funkcjonowaniem organizacji – drugi wymiany informacji dotyczących prywatnych zainteresowań pracowników.

W pierwszej części podałem 20 wskazówek jak zwiększyć efektywność obydwu kanałów i zredukować ryzyko konfliktu.

W tym odcinku 25 następnych praktycznych porad.

1. Wchodź do pomieszczenia wyprostowany, dumny i pewny siebie.

2. Pracuj nad swoją inteligencją emocjonalną (empatia, samoświadomość, praca zespołowa).

3. Unikaj w wystąpieniach publicznych branżowego żargonu i pustej retoryki.

4. Nie pisz e-maili i nie dzwoń kiedy jesteś głodny i zdenerwowany.

5. W dyskusji szukaj punktów stycznych, nie różnic – to zbliża ludzi i ułatwia komunikację.

6. Słuchaj tego, czego się nie mówi.

7. Unikaj krytykowania, narzekania i oceniania.

8. Nagraj swój głos na dyktafonie, żeby usłyszeć jak naprawdę brzmi. Nagraj się na video, żeby zobaczyć jak się zachowujesz.

9. Naśladuj lidera. Jeżeli mówi szybko, postępuj tak samo. Jeśli zwalnia, także zwolnij.

10. Trzymaj się tematu.

11. Ubieraj się jak osoba, którą chcesz być.

12. Dziękuj za szczere komplementy – nie zaprzeczaj, że to miłe :-)

13. Szanuj prywatną przestrzeń innych osób (min. pół metra).

14. Nie planuj tego, co powiesz zanim nie usłyszysz całego pytania.

15. Odwołuj się do emocji opowiadając prawdziwe historie z życia i podając sugestywne przykłady.

16. Podkreślaj ważne słowa lub wyrażenia podnosząc lub obniżając głos albo zwalniając tempo wypowiedzi.

17. Unikaj słowa "rzecz" – bądź konkretny.

18. Kieruj rozmowę na pozytywne tematy.

19. Pamiętaj, że entuzjazm jest zaraźliwy.

20. Nie nawiązuj w biznesowych konwersacjach do prywatnych spraw.

21. Okazuj szacunek i szanuj uczucia. Nie obwiniaj i nie obrażaj nikogo.

22. Wyrzuć ze swego słownika słowo "tylko". Ono wszystko pomniejsza. Nie jesteś "tylko ekspertem zarządzania komunikacją kryzysową." Jesteś ekspertem zarządzania komunikacją kryzysową – bądź z tego dumny.

23. Nie przesadzaj z przeprosinami. Nie jesteś odpowiedzialny za jakość programu telewizyjnego, deszcz i pokój na świecie.

24. Nie ulegaj pokusie kończenia cudzych zdań.

25. Bądź jak fontanna, nie jak studzienka ściekowa.

Które z tych zasad stosujesz w pracy z powodzeniem? Które wymagają doskonalenia? Napisz o tym w komentarzu.

45 sposobów poprawy komunikacji w pracy - część 1/2

Spójna, jasna i celowa komunikacja pomaga osiągać sukcesy w pracy.

Oto 45 sprawdzonych porad jak lepiej komunikować się w pracy i tym samym unikać konfliktów i kryzysów.

1. Wstań kiedy wszyscy wstają i usiądź kiedy inni siedzą. Komunikuj się z innymi na ich poziomie.

2. Obserwuj język ciała – on nie kłamie.

3. Pamiętaj, że nie musisz reagować na każde zdanie lub komentarz.

4. Starannie dobieraj słowa.

5. Mów i pisz jasno.

6. Kontroluj swoje nawyki językowe, fleksję, tempo mówienia i ton głosu.

7. Unikaj wchodzenia ludziom w słowo. Wszyscy jesteśmy dorośli. Kiedy mówią dwie osoby, jedna nie słucha.

8. Zostaw wyrażenia slangowe w domu, najlepiej w piwnicy.

9. W rozmowie skup się na innych, nie na sobie.

10. Wplataj do konwersacji imię rozmówcy – każdy lubi swoje imię.

11. Korzystaj z pauzy i ciszy – umiejętnie dobrane są silniejsze od słów.

12. Pisz, żeby coś powiedzieć – nie, żeby zrobić wrażenie.

13. Słuchaj z zamkniętymi ustami.

14. Odpowiadając na pytanie, korzystaj z metody "P-R-R": Pauza, Refleksja, Reakcja.

15. Witaj się z recepcjonistką i szefem firmy w ten sam sposób.

16. Uśmiechaj się i patrz w oczy – to uniwersalny język.

17. Doskonal swój styl komunikacji obserwując i naśladując ludzi, których szanujesz, podziwiasz i którzy odnoszą sukcesy.

18. Mów z pasją i od serca.

19. Wszystkie ważne telefony wykonuj przed południem.

20. Postępuj zgodnie z tym, co mówisz.

W drugiej części kolejne porady jak poprawić skuteczność komunikacji biznesowej.

Sensowna strategia PR

Popularność gry w kółko i krzyżyk wynika z jej prostoty. Wystarczy kartka papieru i coś do pisania. Nie trzeba żadnych słów. Kilka ruchów i wiadomo kto wygrał.

Strategia PR jest bardziej skomplikowaną grą. Wygrywa firma, której szef stworzył pracownikom warunki do optymalnego wykorzystania swoich talentów i wymiany doświadczeń.

Organizacje są zatem zarządzanymi konwersacjami. Pracownicy rozmawiają o tym co i jak trzeba zrobić. Komunikują się także z grupami zewnętrznego otoczenia – klientami, dostawcami, grupami interesu, przedstawicielami rządu, itd.

Jeżeli rozmowy prowadzą właściwe osoby i konwersacje są otwarte, uczciwe, konstruktywne i pozytywne, można spodziewać się dobrych efektów. Ale kiedy kompetentne osoby są pomijane a konwersacje nieszczere i destrukcyjne, nie można uniknąć kłopotów.

Inspirująca konwersacja prowadzi do sukcesu. Toksyczna konwersacja prowadzi do porażki.

3 P, czyli trzy zadania stratega PR

Stratedzy PR muszą mieć wpływ na trzy rzeczy:

1. Priorytety. Muszą zdecydować, które rynki są priorytetowe, którzy klienci najważniejsi, które media kluczowe, jakie oferować produkty i usługi oraz jak wykorzystać zasoby.

2. Poparcie. Muszą współpracować harmonijnie z wieloma interesariuszami i przekonać niektórych (zwłaszcza własnych pracowników, dostawców i klientów), żeby z wyobraźnią zaangażowali się w sprawy firmy.

3. Potencjał. Muszą rozwinąć u pracowników "strategiczny iloraz inteligencji", żeby samodzielnie rozwiązywali nawet najbardziej zaskakujące problemy.

198 słów, które przed chwilą przeczytałeś wyjaśnia dlaczego niektóre firmy się rozwijają, a inne upadają – tłumaczy też dlaczego tyle zmian się nie udaje i pokazuje co liderzy muszą robić, żeby wygrać z konkurencją.

Decyzje, zaangażowanie i potencjał nie powstają w hali produkcyjnej. Wszystko jest efektem konwersacji – codziennej wymiany informacji, komentarzy i opinii, często niedocenianych z powodu ich oczywistej... dostępności.

Strategia na języku

Językowy problem ze strategią zaczyna się w momencie kiedy zapytasz ludzi jak rozumieją to pojęcie.

Oto 5 typowych odpowiedzi:

1. "Plan zarządzania firmą w przyszłości."

2. "Wizja, misja, wartości i plany działania."

3. "Długofalowa perspektywa rozwoju firmy."

4. "Analiza SWOT."

5. "Analiza, dzięki której wiesz, że zmierzasz we właściwym kierunku."

Zapytaj teraz kto jest za to odpowiedzialny i prawie zawsze usłyszysz: "Zarząd!"

Strategią – tak to jest rozumiane – mogą zajmować się tylko bystrzy i wpływowi ludzie, którzy potem dzielą się swoją mądrością z podwładnymi w formie instrukcji i poleceń.

Trzy strategiczne wyzwania

Jeśli zapytasz szefów firm o trzy największe wyzwania, prawdopodobnie usłyszysz: 1. strategia, 2. przywództwo i 3. zarządzanie zmianą. Kiedy zapytasz o rozwiązania, każdy zaproponuje coś innego, gdyż postrzega je oddzielnie, nie widzi jak się przenikają i łączą – w praktyce nie można traktować ich rozdzielnie.

Większość codziennych konwersacji jest niezauważalna – po prostu "się dzieją". Dla kontrastu, "strategiczne konwersacje" nie odbywają się przez przypadek. To celowy proces i najważniejsze narzędzie lidera. Od tego zależą wszystkie inne rzeczy. Dlatego trzeba je prowadzić systematycznie, z rozmysłem i celem.

Wszyscy wiemy, że "zarządzać można tylko tym, co da się zmierzyć." Ale zapominamy, że do pomiaru i zarządzania nadaje się tylko to, o czym z pasją i konsekwencją stale rozmawiamy. Rozmawiaj na właściwe tematy z właściwymi ludźmi we właściwym czasie i będziesz zdumiony efektami. Ale zepsuj taką konwersację i... po Tobie.

Język i zachowanie

Kiedy szef mówi w kółko o obsłudze klienta, pracownicy wiedzą, że to ważne. Jeżeli stale zwraca uwagę na koszty, produktywność, pracę zespołową, innowację lub cokolwiek – te rzeczy wychodzą na pierwszy plan.

Język wpływa na zachowanie społeczeństwa i podobnie kształtuje funkcjonowanie firmy. Kiedy ostatnio Twój przełożony zapytał: "Zastanówmy się spokojnie o czym trzeba porozmawiać." lub "Porozmawiajmy o słowach, które powtarzamy w tym miesiącu najczęściej"? Prawdopodobnie nigdy. Przecież ma bardziej ambitne rzeczy na głowie.

Szef PR powinien przedstawić jasną wizję: "Zmierzamy w kierunku tamtego wzgórza... Oczekujemy takich wyników... Oto jak powinniśmy się zachowywać... A to nasze priorytety... Zrobimy to i to, żeby osiągnąć wyznaczony cel." Jak widać, to coś więcej niż gra w kółko i krzyżyk.

Konkluzja

Firmy zazwyczaj żyją krócej niż ludzie. Energia, czas i pieniądze włożone w ich rozwój przynoszą skromne wyniki. Restrukturyzacja zatrudnienia ogranicza koszty... ale niszczy lojalność pracowników. Poprawia się standard obsługi klienta... ale klienci tego nie doceniają. Firma wydaje fortunę na zmiany i innowacje... ale trzy z czterech projektów nie przynoszą spodziewanych efektów.

Masz nadzieję, że nowa strategia PR tchnie w firmę nowego ducha i pomoże wygrać z konkurencją... ale duch nie chce się zmaterializować? Wiesz co poprawić? Gdzie postawić kółko i gdzie krzyżyk? Napisz o tym w komentarzu.