Wideo w komunikacji kryzysowej

Kto przywitał Felixa Baumgartnera na ziemi po udanym skoku ze spadochronem z wysokości 39 kilometrów? Ekipa telewizyjna. Jego kosmiczny wyczyn oglądało na You Tube 8 milionów użytkowników. To nowy rekord oglądalności. Transmisję z otwarcia Olimpiady w Londynie obejrzało w Internecie zaledwie pół miliona ludzi.

Wideo to dziś dostępna dla każdego atrakcyjna i sugestywna forma komunikacji. Najlepiej sprawdza się kiedy masz do przekazania skomplikowane informacje, które dzięki ilustracjom łatwiej zrozumieć. Ludzie są bardziej skłonni uwierzyć w coś, co widzą niż tylko czytają.

Dlaczego więc pomysł przygotowania firmowego wideo wciąż wywołuje grymas u wielu praktyków PR?

Zwykle przyczyną są trzy obawy:

1. Strach przed nieznanym

Niektórzy czują, że postęp technologiczny jest za szybki, żeby dotrzymać mu kroku i obawiają się, że nie zdołają opanować całego procesu produkcji i dystrybucji.

2. Lęk przed porażką

Wideo daje firmie twarz i niektórzy sądzą, że będzie to zbyt osobiste i "za mało profesjonalne". Niedopracowana informacja prasowa lub nieprzemyślana wypowiedź na konferencji prasowej wciąż wydaje się mniej zawstydzająca od wszędobylskiego wideo na YouTube.

3. Zaporowa cena

W cudownych latach 90-tych ubiegłego stulecia koszt produkcji firmowego wideo wynosił nawet 10,000 złotych za minutę nagrania. Także dzisiaj są na rynku firmy, które minutowe wideo wyceniają na 25,000 złotych. Ci, którzy mają takie budżety otrzymują produkty profesjonalne i dopracowane. To, że nie zawsze wiedzą jak potem takie wideo wykorzystać to już inna sprawa.

Nie ma najmniejszego powodu do niepokoju – czasy się zmieniły.

Wideo jako osobista konwersacja

Przez ostatnie pięć lat wideo przeszło rewolucyjną zmianę, w tym produkcja wideo dla celów PR. Dla Pressence Public Relations była to zmiana naturalna. Nasi klienci dobrze się czują z tą formą komunikacji, głównie dzięki naszej doświadczonej ekipie rekrutującej się z pracowników telewizji.

Media społecznościowe stworzyły świat mikro-reporterów, którzy komunikują się bezpośrednio z Twoimi interesariuszami – komentują kryzysowe wydarzenia, udostępniają treści innych autorów, w tym materiały, które sam wyprodukowałeś.

Jeśli chcesz dołączyć do tej dyskusji, potrzebujesz strategii, która akceptuje bardziej osobisty charakter konwersacji. Skończyły się czasy jednostronnych pisemnych oświadczeń. Ludzie chcą Cię zobaczyć i sprawdzić jaki masz charakter.

Wideo jako dokładny przekaz

Jakiego wideo potrzebujesz? To zależy od grupy, do której chcesz dotrzeć i zachowania jakie chcesz wywołać. Specjalizujemy się w reporterskich materiałach informacyjnych. To wymaga szybkości działania i elastyczności – w krótkim czasie trzeba wyprodukować główne wideo plus aktualizacje. Trudno wyobrazić sobie inny model działania w komunikacji kryzysowej.

"Czy format informacyjny nie jest zbyt wąski?" Bynajmniej. Informacje nie muszą interesować wszystkich – są adresowane tylko do tych odbiorców, dla których są ważne. W produkcji wideo bierze udział reporter telewizyjny, który zadaje pytania takie jakie chcieliby zadać Twoi kluczowi interesariusze – od Twoich pracowników do służb zaopatrzenia.

To nie wszystko. To samo wideo możesz wysłać dziennikarzom i liderom opinii. Wiele portali tematycznych też chętnie wykorzysta takie nagranie.

Produkując własne wideo informacyjne możesz dokładnie i bez szkodliwych skrótów przekazać swoje główne komunikaty. Tak rozpowszechniana wiedza jest nieoceniona w komunikacji kryzysowej.

Konkluzja

Wideo nie jest nową formą prezentowania firmowej opinii. Nie jest kolejnym narzędziem do promocji wizerunku i reputacji. W sytuacji kryzysowej często jest jedną drogą do prawdziwego zrozumienia tego, co się stało i jak zamierzasz rozwiązać problem.

Mam to w nosie, czyli 10 zasad komunikacji kryzysowej

Wszystko co powiesz w sytuacji kryzysowej może do Ciebie wrócić?

Minister sprawiedliwości Jarosław Gowin mówiąc, że ma w nosie literę prawa przekonał się, że to nieprawda.

Wszystko co powiesz publicznie na pewno wróci do Ciebie.

Unikaj słów, wyrażeń, przykładów, porównań, przenośni, argumentów, komentarzy i hipotez, z których będziesz musiał się kiedyś tłumaczyć.

Oto 10 wskazówek jak komunikować się w kryzysie:

1. Pracuj w czasie rzeczywistym.

Działaj teraz. Pytaj teraz. Poprawiaj teraz. Odpowiadaj teraz.

2. Mów tylko w swoim imieniu.

Mów mniej, pisz mniej. Zabieraj głos tylko w istotnych kwestiach.

3. Słuchaj uważnie i ucz się czytać między wierszami.

Każdy komunikat ma swój cel, ale nie zawsze deklarowany zamiar jest zbieżny z prawdziwym. Reaguj nie na same słowa, ale na to jakie niosą znaczenie.

4. Pamiętaj, że ludziom bardziej zależy na tym, aby ich wysłuchać niż się z nimi zgodzić.

To, że autentycznie słuchasz możesz pokazać pytaniami: "Powiedz mi więcej o tym co cię martwi.", "To ciekawe co mówisz. Czy możesz powiedzieć dlaczego tak sądzisz?", "Co sprawiłoby, żebyś poczuł się lepiej?"

5. Bądź pozytywny (unikaj negatywnych słów) i konstruktywny (unikaj krytykowania).

Negatywne opinie i krytyka są siłą napędową dla Twoich przeciwników. Odnoś się tylko do tego, co najważniejsze. Mów tylko o tym co wiesz.

6. Panuj nad emocjami.

Krytycy, agitatorzy i demagodzy czerpią siłę ze złości, emocji, złośliwości, przytyków, sarkazmu i agresywnych ataków.

7. Prawda to nie jest proste równanie arytmetyczne, ale warto pamiętać, że prawda to 20% faktów oraz 80% emocji i percepcji.

60% prawdy to punkt odniesienia. Suche fakty bez dużej porcji emocji i pozytywnego nastawienia nie wystarczą do przekonania do swego punktu widzenia.

8. Złe wiadomości nie wywołują paniki.

Panika jest efektem sprzecznych informacji. Zła wiadomość staje się grosza jeśli trzymasz ją w sekrecie. Szczerość, otwartość i bezstronność chronią Twoją wiarygodność i zmniejszają prawdopodobieństwo wybuchu paniki, gdyż wszystko co powiesz zabrzmi prawdziwie.

9. Zawsze będą pojawiać się przecieki.

Nie marnuj czasu na szukanie kreta. Im szybciej udzielasz konkretnych informacji, tym mniejsze znaczenie mają nieformalne przecieki.

10. Działaj strategicznie.

Stosuj politykę maksymalnego otwarcia na temat tego, co wiesz i czego nie wiesz. Mów i pisz myśląc o przyszłości.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu się do komunikacji kryzysowej, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

Komunikacja kryzysowa premiera jako lidera

Premier wiedział i nie ostrzegł czy nie wiedział i dlatego nic nie powiedział? A może wiedział, ale nie chciał się wtrącać? Co wiedział? Co mógł zrobić? Co chciał, ale nie mógł? Co mimo wszystko zrobił?

W debacie publicznej o aferze finansowej Amber Gold coraz więcej pytań o wiedzę, decyzje i działania lidera rządu.

Inaczej odnoszą się do wyjaśnień premiera polityczni przeciwnicy, inaczej osoby, które powierzyły firmie z Gdańska swoje oszczędności, jeszcze inaczej neutralni obserwatorzy.

Każdy po swojemu ocenia to, co się wydarzyło – mimo że tak naprawdę jeszcze nic nie wiemy na pewno.

Tak, tak... Komunikacja kryzysowa rządzi się swoimi prawami.

Wyobraźmy sobie, że grozi nam tornado. Premier i jego służby wiedzą o zagrożeniu, ale nie informują obywateli, żeby nie wywołać paniki.

W nocy po przejściu tornada na południu kraju ginie 100 osób. Premier nie może powiedzieć, że nie chciał paniki...

Powódź, huragan, atak terrorystyczny...

Czego opinia publiczna oczekuje od swoich liderów w sytuacji kryzysowej?

Ludzie chcą wiedzieć to, co wiedzą liderzy. Chcą za dużo?

Nie mogą wiedzieć wszystkiego, ale muszą wiedzieć wszystko co pozwoli im ocalić życie, zdrowie i dobytek.

Dzięki przekazanym przez liderów (premier, wojewoda, wójt) informacjom ludzie chcą:

1. posiąść wiedzę, która umożliwi im ochronić siebie, swoje rodziny, zwierzęta domowe i mienie.

2. podjąć właściwe decyzje dotyczące najbliższej przyszłości.

3. aktywnie uczestniczyć w akcji ratowniczej i usuwaniu skutków katastrofy.

4. chronić ocalałe mienie – publiczne i prywatne.

5. odbudować straty i jak najszybciej wrócić do normalności, w tym odzyskać bezpieczeństwo ekonomiczne, na przykład, powrót do pracy.

Liderzy, którzy stawili czoła kryzysowej sytuacji (na przykład, powódź, trąba powietrzna, skażenie ekologiczne), mówią, że przygotowując się do zarządzania kryzysem przeznaczyli na komunikację nie więcej niż 1% budżetu i około 10% czasu spędzili na ćwiczeniach.

Natomiast w prawdziwym kryzysie aż 90% czasu zabrało im przygotowanie decyzji dotyczących komunikacji z opinią publiczną. Te dysproporcje coś pokazują!

Lider nie jest w stanie skutecznie zarządzać kryzysem bez aktywnej współpracy z lokalną społecznością. Tylko wtedy może:

1. zmniejszyć liczbę ofiar śmiertelnych i rannych.

2. aktywować i wykorzystać bez większego oporu plan zarządzania kryzysem i komunikacją kryzysową.

3. uniknąć utraty środków ratowniczych, wody, żywności, itp.

4. uniknąć trwonienia środków ratowniczych, wody, żywności, itp.

Dobra komunikacja kryzysowa to potrzeba, nie luksus. Ludzie potrzebują informacji, a liderzy współpracy z opinią publiczną.

Oto 6 decyzji dotyczących komunikacji z opinią publiczną, które lider musi podjąć w sytuacji kryzysowej:

1. Co powiedzieć

2. Kiedy to powiedzieć

3. Jak to powiedzieć

4. Gdzie to powiedzieć

5. Komu to powiedzieć

6. Dlaczego to powiedzieć

Dobrze przygotowany lider dysponuje planem i narzędziami komunikacji, które skrócą czas i liczbę decyzji niezbędnych do podjęcia w bardzo krótkim okresie. Na szczęście, możemy przewidzieć najbardziej prawdopodobne kryzysy oraz pytania mediów i opinii publicznej.

Zacznij przygotowania dzisiaj. Pracuj z doświadczonymi ekspertami zarządzania kryzysem i komunikacją kryzysową. Zaproś do współpracy służby ratownicze – policję, straż pożarną i pogotowie.

PS. Nigdy nie stwarzaj wrażenia, że – jako lider – najbardziej troszczysz się w sytuacji kryzysowej o swoją rodzinę.