Antykryzysowa kultura w miejscu pracy

Lubisz swoją firmę, organizację lub instytucję? Jesteś doceniany w pracy? Czujesz, że szef ma do Ciebie zaufanie?

Jeżeli sam jesteś szefem, czy wiesz jak Twoi pracownicy odpowiedzieliby na te pytania?

Oto 20 pytań, które pomogą wstępnie ocenić czy pracownicy dobrze myślą i mówią o Twojej firmie, organizacji lub instytucji i czy przypadkiem nie siedzisz na beczce prochu.

Szczere odpowiedzi na te pytania pomogą znaleźć słabe punkty i przygotować program poprawy.

I. Czy pracownicy spełniają Twoje oczekiwania?

1. Czy sprawdziłeś w ciągu ostatnich 12 miesięcy na jakich stanowiskach pracują i jakie zadania wykonują Twoi pracownicy?

Tak ___ / Nie ___

2. Czy do każdego stanowiska przypisana jest lista obowiązków?

Tak ___ / Nie ___

3. Czy każdy pracownik zna swoje aktualne obowiązki?

Tak ___ / Nie ___

4. Czy powiedziałeś każdemu pracownikowi czego od niego oczekujesz w tym roku?

Tak ___ / Nie ___

5. Czy pomagasz pracownikom podnosić kwalifikacje zawodowe?

Tak ___ / Nie ___

6. Czy wiesz jakie szkolenia odbyli?

Tak ___ / Nie ___

7. Czy wszystkie szkolenia przyniosły zaplanowane efekty?

Tak ___ / Nie ___

II. Jak angażujesz pracowników?

8. Czy pracownicy znają Twoje plany biznesowe?

Tak ___ / Nie ___

9. Czy rozmawiasz z pracownikami o tym, co im przeszkadza w wykonywaniu obowiązków?

Tak ___ / Nie ___

10. Czy spotykasz się z pracownikami na zebraniach?

Tak ___ / Nie ___

11. Czy jesteś zadowolony z efektywności tych zebrań?

Tak ___ / Nie ___

12. Czy sprawdzasz czy ustalenia podejmowane na zebraniach są realizowane w terminie?

Tak ___ / Nie ___

III. Ja zarządzasz morale pracowników?

13. Czy musisz zajmować się rozwiązywaniem konfliktów między pracownikami?

Tak ___ / Nie ___

14. Czy potrafisz skutecznie rozwiązywać konflikty w pracy?

Tak ___ / Nie ___

15. Czy masz procedury rozwiązywania konfliktów?

Tak ___ / Nie ___

16. Czy znasz zawodowe oczekiwania i potrzeby swoich pracowników?

Tak ___ / Nie ___

17. Czy potrafisz wykorzystać pracę w grupie do poprawy efektywności firmy, organizacji lub instytucji?

Tak ___ / Nie ___

IV. Jak wprowadzasz innowacje?

18. Czy pracownicy niechętnie przyjmują zmiany w pracy?

Tak ___ / Nie ___

19. Czy wiesz kiedy wprowadzać innowacje?

Tak ___ / Nie ___

20. Czy potrafisz realizować nowe pomysły i wprowadzać najnowsze technologie bez zakłócania normalnego funkcjonowania firmy, organizacji lub instytucji?

Tak ___ / Nie ___

Jesteś zadowolony z kultury pracy w Twojej firmie, organizacji lub instytucji? Napisz o tym w komentarzu.

Uważaj na krzywdzące etykiety

Większość dyktatorów po zdobyciu władzy, aby usunąć pozostałych rywali, stosuje starą sprawdzoną metodę. Eliminację konkurentów zaczynają od znalezienia uzasadnienia dla swoich brutalnych metod działania. Celem tej strategii jest stopniowe odarcie oponentów, którzy im przeszkadzają w zdobyciu totalnej kontroli nad krajem, z wszelkich ludzkich cech.

Odbieranie przeciwnikom ludzkich przymiotów prowadzi do ich dehumanizacji. To usprawiedliwia ich lekceważenie i poniżanie. Z ludźmi zamienionymi w przedmioty można zrobić wszystko, bo przedmioty nie mają żadnych praw.

Podobny mechanizm pojawia się także w sytuacji konfliktowej. Nie myślimy oczywiście o przemocy lub fizycznej eliminacji oponenta, ale szukamy uzasadnienia dla naszych reakcji. Najczęściej zaczynamy od znalezienia i przyklejenia przeciwnikowi bardzo ogólnej i negatywnej etykiety.

Niektóre z tych etykiet mogą dotyczyć dużej grupy ludzi (pajace, prowokatorzy, wariaci, itp.) Jeśli jednak pojawiają się w odniesieniu do mniejszej grupy lub jednej osoby (pajac, prowokator, wariat, itp.), tracą realny związek z rzeczywistością i służą wyłącznie jako narzędzie do usprawiedliwienia naszego agresywnego zachowania.

Stygmatyzacja oponenta

Każdy na pewno choć raz w życiu doświadczył procesu dehumanizacji. Jego źródłem mogła być niechęć, uprzedzenie lub ignorancja.

Najczęściej etykietowanie pojawia się kiedy jesteśmy zmęczeni, głodni, sfrustrowani lub zestresowani. Cały proces zaczyna się od przypięcia krytykowanej (atakowanej?) osobie lub grupie nieprzyjemnej etykiety.

Etykietowanie (nazywane też w socjologii stygmatyzacją) przybiera wiele form i najczęściej można je rozpoznać po wyrażeniu: "ci ludzie".

Oto cztery przykłady:

1. "Ci ludzie z PR nie rozumieją ile musimy się napracować, żeby zdążyć ze wszystkim na czas!" (W miejsce "PR" możesz wstawić nazwę dowolnego działu w Twojej organizacji.)

2. "Największym problemem w naszym rządzie są ci liberałowie!" (Możesz wstawić też prawicowcy, lewicowcy, libertyni, konserwatyści, narodowcy, itd.)

3. "Udałoby nam się szybciej rozwiązać ten problem w naszej firmie gdyby nie ci strachliwi prawnicy."

4. "Źródłem większości problemów w naszej instytucji są ci młodzi, którym nic się nie podoba i chcą wszystko robić po swojemu."

Mimo że te komentarze brzmią niewinnie – wszystkie pokazują frustrację i niezadowolenie. Mogą też być sygnałem postrzegania innych nie jako ludzi, ale rzeczy.

Konfrontacyjna stygmatyzacja zaognia spory i konflikty. W takiej sytuacji na przykład:

1. unikamy kontaktów z tymi ludźmi,

2. atakujemy ich charakter,

3. plotkujemy o nich,

4. szukamy okazji do rewanżu.

Oto kilka alternatywnych wyrażeń, które pomogą unikać krzywdzących etykiet i uproszczeń.

1. "Mamy kłopot ze sprawną komunikacją z działem PR."

2. "Problemem naszego rządu jest brak zaufania i zła komunikacja z ludźmi, którzy reprezentują odmienne poglądy."

3. "Moglibyśmy szybciej rozwiązywać większość problemów w naszej firmie, gdybyśmy jaśniej tłumaczyli co chcemy razem osiągnąć."

4. "Przyczyną tylu konfliktów w firmie jest to, że nie słuchamy siebie uważnie i nie rozmawiamy o naszych obawach."

Co robisz, żeby unikać w komunikacji krzywdzących etykiet? Napisz o tym w komentarzu.

Zanim zadzwonią z telewizji

"Dzwonili przed chwilą z telewizji w sprawie wyroku wydanego rano przez sąd. Media już wiedzą, że musimy zapłacić 100 mln złotych kary za udział w zmowie cenowej. Reporter chce usłyszeć nasz komentarz. Będzie za pół godziny. Możesz go zatrzymać?"

"Nie mogę."

Kryzysy zawsze przychodzą nie w porę. Nie respektują świąt, weekendów i innych dni wolnych od pracy.

Każda kryzysowa sytuacja może szybko zamienić się w koszmar – jeśli już na początku popełnisz szkolne błędy.

Nie ma dwóch identycznych kryzysów, ale w zarządzaniu wszystkimi sprawdzają się trzy zasady:

I. Zachowaj spokój

W każdej sytuacji kryzysowej pojawiają się emocje. To jest przecież KRYZYS. Jasne. Ktoś jest ranny, ktoś płacze, ktoś niszczy Twoją reputację.

Kiedy dzwoni reporter, masz czasem ochotę wykrzyczeć do słuchawki, żeby dał Ci spokój. Być może zechcesz przystąpić do działania bez rozważenia konsekwencji tego, co planujesz.

Ale to właśnie w pierwszych godzinach kryzysu podejmowane są najważniejsze decyzje – to wtedy ważą się losy Twojej firmy.

Oto o czym należy pamiętać:

1. Nie pozwól, żeby złe emocje utrudniły podjęcie optymalnych decyzji.

2. Myśl strategicznie – każdy kryzys kiedyś się skończy.

3. Wybierz priorytety.

4. Ustal przyczynę kryzysu: co się wydarzyło i dlaczego?

5. Wybierz grupę najważniejszych interesariuszy.

6. Opracuj kluczowe komunikaty.

7. Wybierz kanały komunikacji z poszczególnymi interesariuszami.

II. Zajmij się rozwiązaniem problemu

Dziennikarze dzwonią z pytaniami. Na Twitterze i Facebooku przybywa krytycznych komentarzy. Masz ochotę schować się w szafie i udawać, że nic się nie stało.

Zdrowy rozsądek jednak podpowiada, że im wcześniej rozwiążesz problem, tym lepiej. Żyjemy w świecie, w którym złe wiadomości rozchodzą się lotem błyskawicy, a reporterzy chcą zdobyć wszystkie informacje zanim sam ustalisz najważniejsze fakty.

Nawet jeśli rzecznik prasowy nie może powiedzieć więcej niż: "Jeszcze nie wiemy nic na pewno. Zbieramy informacje i przekażemy je jak tylko uzyskamy ich potwierdzenie" – jest to lepsze od milczenia. Reporterzy muszą widzieć w Tobie kogoś kto na pewno powie co się stało.

Przekaż dziennikarzom wszystkie najważniejsze informacje, mów tylko prawdę i zdobądź te informacje zanim sami zaczną ich szukać. Ucieczka przed mediami lub ich ignorowanie tylko pogorszy sytuację.

III. Skracaj czas trwania kryzysu

Niektóre kryzysy można rozwiązać w dzień lub dwa. Takich jest najwięcej. Tylko nieliczne ciągną się tygodniami lub miesiącami. Wszystko zależy od powagi sytuacji i tego co robisz. Ale nie przeciągaj kryzysu.

Rozpocznij pozytywną kampanię, w której pokażesz co zrobiłeś i co zamierzasz, żeby firma zmieniła się na lepsze. Z czasem to osłabi negatywne skutki kryzysowych wydarzeń i zniechęci media do mówienia wyłącznie o tym co złe.

Konkluzja

Nie ma kryzysów zarządzanych perfekcyjnie. Zawsze będą jakieś błędy, bo każdy kryzys jest trochę inny. Chodzi o to, żeby zmniejszyć liczbę błędów i złagodzić ich skutki.

Jakimi zasadami kierujesz się w zarządzaniu sytuacją kryzysową? Napisz o tym w komentarzu.