Dobry szef wie jak pytać

Jak często pytasz pracowników o zdanie?

Skuteczni szefowie umieją pytać. Zachęcają pracowników do dzielenia się spostrzeżeniami i pomysłami. Proszą o opinie i propozycje rozwiązań problemów.

Dobrzy szefowie nie boją się pytać jeśli czegoś nie rozumieją. Nie oceniają z miejsca tego, co powie pracownik, ale pytają: "Jak doszedłeś do tego pomysłu? Jakie widzisz silne i słabe strony? Co można poprawić?"

Większość szefów tak postępuje?

Większość członków kadry zarządzającej uważa, że posiada znakomite umiejętności komunikacyjne. Pytanie nie sprawia im najmniejszej trudności. Niektórzy nawet nie traktują tego jako odrębnej umiejętności – automatycznie łączą to z "aktywnym słuchaniem". Moim zdaniem, zadawanie pytań to oddzielna kompetencja i raczej słabo opanowana przez szefów.

Pracownik z pomysłem

Pracownik zgłasza się do Ciebie z pomysłem, do którego nie jesteś przekonany. Co robisz?

Wielu szefów od razu powie dlaczego im to się nie podoba lub dlaczego "tego nie da się zrobić". Nieliczni zapytają: "Jaki problem chcesz w ten sposób rozwiązać?"

To, co proponuje pracownik może być niedopracowaną propozycją rozwiązania realnego problemu. Zamiast oceniać możesz powiedzieć: "Zgadzam się z opisem problemu, ale nie popieram sugerowanego rozwiązania. Zastanówmy się nad innym pomysłem jak się z tym uporać."

Dzięki pytaniom możesz dowiedzieć się o problemie, o którym nie miałeś wcześniej pojęcia.

Pytania motywują

Pytania zachęcają, mówienie ogranicza, ignorowanie denerwuje.

Motywacją do zadawania pytań jest przeświadczenie, że pracownicy mają wiedzę, informacje i pomysły, które pomogą realizować firmie jej cele. Szef, który w to wierzy, pokaże to w tonie, słowach i zachowaniu – zadając celne pytania.

Jeżeli nie ma takiego przekonania, także to pokaże w tonie, słowach i zachowaniu, na przykład da pracownikowi do zrozumienia, żeby "nie przychodził z takimi głupotami". Egocentryków nie interesują cudze opinie. Takie nastawienie obniża morale, zniechęca do innowacji i blokuje produktywność.

Nawet jeśli pokażesz szefowi szkody jakie takim zachowaniem wywołuje, nic nie zmieni, bo – jego zdaniem – wszystko funkcjonuje normalnie. Ludzie przychodzą do pracy, zakład działa, sprzedaż rośnie. Nie ma problemu...

Wiesz wszystko?

Jakim jesteś szefem? Tym, który uważa, że wie wszystko (lub wystarczająco dużo) czy tym, który zadaje pytania, żeby dowiedzieć się więcej? Jeśli czujesz, że nie pytasz często, coś musi być na rzeczy.

Zawsze łatwo usprawiedliwiać się pracowitym porządkiem dnia: terminami, zebraniami i listami zadań. Tak mija kolejny dzień bez rozmowy z pracownikami. Warto pamiętać, że doskonalenie umiejętności pytania pomaga w karierze.

Zacznij od częstszego "dokładnego pytania". Proś o wyjaśnienie kiedy czegoś nie rozumiesz i dodatkowe szczegóły kiedy odpowiedź jest zbyt ogólna. Kiedy pracownicy poczują, że naprawdę interesują Cię ich opinie i propozycje, otworzą się na bardziej wartościowe interakcje.

Konkluzja

Dzięki zadawaniu pytań lepiej poznasz swoich pracowników i ich problemy oraz zachęcisz do przedstawiania własnych rozwiązań. Ludzie zrozumieją, że interesuje Cię co mówią – to zwiększy ich zaangażowanie i satysfakcję.

7 porad jak zadawać lepsze pytania

Kiedy zaczynałem pracę w mediach jako reporter – najpierw telewizyjny, później radiowy – moi szefowie oczekiwali ode mnie jasnych i rzeczowych odpowiedzi. Oni pytali – ja miałem szukać odpowiedzi. Im szybciej odpowiadałem na pytania, tym lepszym byłem reporterem.

Po awansie na wydawcę zauważyłem, że w mojej pracy ważniejsze od odpowiedzi stało się zadawanie właściwych pytań.

W erze Google znalezienie odpowiedzi jest dziecinnie łatwe: wystarczy wpisać treść pytania do wyszukiwarki. Ale wartość odpowiedzi zależy od jakości pytania.

Każdy kto zajmuje się zarządzaniem kryzysem i komunikacją kryzysową musi wiedzieć jak zadawać dobre pytania.

Oto 7 porad jak poprawić umiejętność pytania:

1. Zadawaj pytania otwarte.

Pytania, na które odpowiada się "tak" lub "nie", nie dostarczają wielu informacji. Otwarte pytania prowadzą do ciekawszych wniosków. Na przykład, zamiast pytać, "Jesteś zadowolony z artykułów po konferencji prasowej?" możesz zadać pytanie, "Dlaczego w prasie pojawiły się takie artykuły po konferencji prasowej?" Na pierwsze odpowiedź brzmi "tak" lub "nie". Drugie zachęca do refleksji i dyskusji.

2. Niczego nie zakładaj z góry.

Każda decyzja w kryzysie opiera się na jakimś założeniu. Jeśli przyjmiesz złe założenie, możesz podjąć nietrafną decyzję. Warto zatem zadać sobie i współpracownikom pytanie: "Co zakładamy w tym scenariuszu?" Kiedy przyjmujesz błędne założenie – mimo że myślisz logicznie – dochodzisz do fałszywych wniosków.

3. Wysłuchaj obydwu stron – za i przeciw.

Łatwo jest skupić się tylko na jednym aspekcie problemu, pominąć inne wątki, by na koniec z zawstydzeniem stwierdzić, że to one były najważniejsze. Każdy ekspert PR ma taki błąd na sumieniu. Dlatego zawsze sobie powtarzam: każda historia ma co najmniej dwa oblicza.

4. Nie komentuj odpowiedzi.

Unikaj komentowania odpowiedzi na każde pytanie. Zwykle trzeba zadać kilka podobnych pytań z rzędu, żeby sięgnąć sedna sprawy. Czasem liczę jak długo uda mi się powstrzymać od komentarza. To bardzo pouczające ćwiczenie – pomaga lepiej ocenić sytuację i podjąć właściwie decyzje.

5. Nie bój się ciszy w rozmowie.

W naszym kręgu kulturowym cisza krępuje – rozmówcy czują, że muszą ją wypełnić słowami. Nie bój się ciszy – miej oczy szeroko otwarte i słuchaj uważnie. Zauważysz ile ciekawych informacji ludzie przekazują chcąc wypełnić ciszę.

6. Pomagaj ludziom odkrywać to, co wiedzą.

Jedno z moich ulubionych pytań w tej kategorii: "Czego nauczył nas ostatni kryzys i jak to możemy wykorzystać w przyszłości?" Umiejętnie formułowane pytania zadawane w odpowiedniej kolejności doprowadzają do oryginalnych wniosków, opartych na tym, co ludzie wiedzą – nie na tym co im się sugeruje.

7. Oddzielaj fakty od opinii i spekulacji.

Jeden z moich byłych szefów w mediach powiedział: "Zawsze sprawdź co wiesz na pewno i co wydaje Ci się, że wiesz. Kiedy rozmawiasz ze mną, nigdy tego nie mieszaj." Ludzie formułują opinie na podstawie – jak wierzą – faktów. Pytaj często: "Skąd wiesz, że tak jest naprawdę? Czy możesz podać źródło tej informacji lub tej tezy?"

Na koniec

Rób notatki z rozmowy. To pokazuje, że poważnie traktujesz to, co usłyszałeś.

Powrót do notatek pomaga kiedy rozmowa na chwilę "siada". Możesz wtedy wymyślić pytania, które wcześniej nie przyszły Ci do głowy.