piątek, 4 marca 2011

Udane i nieudane ćwiczenia kryzysowe – część 2/2

Kiedy ostatnio przeglądałeś plan zarządzania kryzysem? Kiedy zespół zarządzania kryzysem i komunikacją kryzysową przeszedł szkolenie?

Pierwsza godzina jest kluczowa i pierwsze kilka godzin decyduje jak długo kryzys będzie trwać.

Czy wszyscy wiedzą co robić tuż po wybuchu kryzysu? Czy wiedzą czego nie wolno im robić? Nie dowiesz się tego jeśli nie sprawdzisz ludzi w działaniu, na przykład, w czasie szkolenia kryzysowego.

Co decyduje o powodzeniu kryzysowej symulacji?

Oto 10 krytycznych czynników sukcesu ćwiczenia kryzysowego:

1. Satysfakcja i przyjemność

Zdecydowanie najważniejszym wyróżnikiem udanych szkoleń kryzysowych jest sprawienie, żeby były "przyjemne" dla uczestników. Nie znaczy to, że nie mogą być trudne, stresujące lub pełne wyzwań. Chodzi o to, żeby uczestnicy wykonywali wszystkie zadania z przyjemnością i satysfakcją.

2. Sukces

Nie buduj scenariuszy, których nie można zrealizować! Nie mam pojęcia dlaczego niektóre firmy szkoleniowe stawiają przed szkolonymi wygórowane zadania. Takie ćwiczenia niczego nie uczą. Nie można uczniowi stawiać samych dwój – to wywołuje niepokój, strach i rozczarowanie.

Pamiętajmy, że większość uczestników ćwiczeń szkoleniowych to ochotnicy (nie mają tego w obowiązkach służbowych). Nikt nie idzie na szkolenie, żeby dowiedzieć się jaki jest głupi i nieudolny.

Z drugiej strony, im większa organizacja, tym bardziej skomplikowane i złożone scenariusze ćwiczeń i - co tu ukrywać - mniejsza szansa na pełny sukces.

3. Indywidualne ambicje

Dynamika pracy w grupie i wzajemne interakcje wyłonią zwykle osobę, która zechce narzucić pozostałym swój punkt widzenia – będzie popisywać się wiedzą i doświadczeniem, będzie głośna, czasem niegrzeczna. Tacy uczestnicy próbują zdobyć przewagę w grupie przez krytykę innych opinii i zdobywanie poparcia dla swoich propozycji.

W zespole zarządzania kryzysem nie ma miejsca dla osób nieumiejących pracować w zespole – w razie potrzeby trzeba je wymienić.

4. Czas na przygotowanie

Opracowanie i prowadzenie symulacji to skomplikowane przedsięwzięcie. Z doświadczenia wiem, że każda godzina ćwiczenia kryzysowego wymaga 10-17 godzin przygotowania ze strony organizatora i trenera, w zależności od rodzaju i wielkości organizacji oraz liczby uczestników.

5. Autor scenariusza poza zespołem

Autor scenariusza symulacji i moderator szkolenia nie może być członkiem zespołu kryzysowego; w innym przypadku, w zespole zabraknie kluczowego ogniwa. Jeśli ćwiczenie ma się udać, autor scenariusza i jego moderator musi mieć doświadczenie w prowadzeniu takich szkoleń.

6. Trzymaj się realiów

Nigdy nie twórz scenariusza przewidującego katastrofalne skutki, na przykład, setki zabitych. Praktycznie niemożliwe jest przeprowadzenie takiego ćwiczenia w wyznaczonym (i ograniczonym) czasie.

Uczestnicy muszą wierzyć w prawdopodobieństwo sytuacji ze scenariusza. O tym czy ćwiczenie odniesie sukces dowiesz się w ciągu pierwszych 10 minut. Jeżeli zespół nie potraktuje poważnie założeń scenariusza, symulacja nie przyniesie spodziewanych korzyści.

Wybierz wątki i wydarzenia, które są najbardziej prawdopodobne, które zarząd uznał za najbardziej wartościowe i te, które zaproponował zespół kryzysowy.

7. Dbaj o ciągłość i dynamikę ćwiczenia

Przerwy i przestoje wybijają uczestników z tempa pracy. Zaplanuj i przydziel role, regularnie przekazuj nowe informacje (telefony, notatki), przypominaj co jest wiadome (co kilka minut w pierwszej godzinie ćwiczenia, później zależnie od postępów i rozwoju wypadków).

8. Żadnych telefonów i laptopów

Poproś wszystkich o wyłączenie telefonów komórkowych. Jeżeli pojawi się potrzeba nagłego kontaktu z uczestnikiem szkolenia, na pewno będzie można go znaleźć w inny sposób.

Nie zgadzaj się na używanie laptopów jeżeli tego nie ma w scenariuszu. Nikt jeszcze nie umarł z powodu odcięcia dostępu do poczty elektronicznej przez kilka godzin. Jeśli szkolenie trwa cały dzień, zaplanuj przerwę na lekturę nowych e-maili.

9. Ważne szczegóły

Zatroszcz się o to, żeby wszyscy uczestnicy szkolenia poczuli się ważni i potrzebni; zadbaj o szczegóły:

a. zarezerwuj dużą salę z odpowiednią przestrzenią do wykonania wszystkich zadań (centra zarządzania kryzysem to zwykle ciasne pomieszczenia),

b. powiedz zarządowi firmy i kluczowym członkom zespołu kryzysowego, że celem najważniejszych ćwiczeń jest poprawa skuteczności działania w prawdziwym kryzysie; powtórz te komunikaty kilka razy przed ćwiczeniem,

c. po każdym ćwiczeniu szef firmy powinien osobiście podziękować członkom zespołu kryzysowego,

d. zamów kawę, przekąski i obiad dla wszystkich uczestników,

e. jeżeli to możliwe, przeprowadź ćwiczenia poza biurem; takie rozwiązanie zmniejsza absencję i co równie ważne, zwiększa realizm symulacji (na przykład, ewakuacja załogi),

f. odwołaj ćwiczenie lub zmień jego termin jeśli minimum 90% uczestników nie potwierdzi uczestnictwa; udziel reprymendy tym, którzy zmusili Cię do zmiany pierwotnego (i uzgodnionego) terminu. Poinformuj zarząd o odwołaniu szkolenia i podaj nazwiska osób, które wymusiły zmianę.

10. Próba ogniowa

Pełne szkolenie kryzysowe warto poprzedzić krótkim warsztatem, na którym wyjaśnisz na czym polega prawdziwa symulacja i jakie są kluczowe czynniki powodzenia.

Twoim celem zawsze jest sukces - zadbaj o to także przygotowując ćwiczenie kryzysowe!

Konkluzja

Antykryzysowe planowanie jest ważne, ale testowanie tego, co przygotowano, powinno być kluczowym komponentem każdego programu zwiększania odporności firmy na kryzys.

Symulacje pokazują jak liderzy organizacji i szefowie zespołów zachowują się w kryzysowych warunkach: 1. jak zbierają informacje, 2. jak analizują sytuację, 3. jakie podejmują decyzje, i 4. jak współpracują z innymi grupami otoczenia.

W czasie symulacji wszystko można powtórzyć i poprawić – w prawdziwym kryzysie nie ma miejsca i czasu na błędy. Jeżeli Twój zespół zarządzania kryzysem nie przeszedł żadnego ćwiczenia symulacyjnego, o prawdziwej wartości i przydatności planu antykryzysowego przekonasz się dopiero po wybuchu kryzysu.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Kontakt

Nazwa

E-mail *

Wiadomość *