W planie zarządzania kryzysem powinny znaleźć się następujące elementy opisujące działania prawne niezbędne do panowania nad rozwojem wypadków. Wszyscy kierownicy powinni je znać i umieć wprowadzić w życie po wybuchu kryzysu.
1. Poradź się prawnika.
W zespole kryzysowym powinien od pierwszej chwili działać prawnik, który zajmie się oceną zgodności z prawem wszystkich decyzji oraz ich konsekwencji w przyszłości. Każde oświadczenie i działanie powinno być zatwierdzone przez prawnika.
2. Zawieś korzystanie z korespondencji elektronicznej (e-mail).
Korespondencja elektroniczna jest łatwa do przechwycenia. Nie ułatwiaj pracy przeciwnikom. Wszyscy pracownicy powinni otrzymać informację, że korespondencja elektroniczna na temat kryzysu - na polecenie prawnika - zostaje zawieszona do odwołania. Pracownicy i konsultanci zajmujący się zarządzaniem kryzysem powinni wysyłać kopię każdego listu prawnikowi i dołączyć na spodzie następujący komunikat (po polsku i angielsku):
"UWAGA: Informacja zawarta w niniejszej wiadomości lub dowolnym z jej załączników może być chroniona i objęta zakazem jej ujawniania. Jeśli czytelnik niniejszej wiadomości nie jest jej zamierzonym adresatem lub pośrednikiem upoważnionym do jej przekazania adresatowi, niniejszym informujemy, że wszelkie rozprowadzanie, dystrybucja, powielanie niniejszej wiadomości lub jej załączników, bądź inne działanie o podobnym charakterze jest zabronione. Jeżeli otrzymałeś tę wiadomość omyłkowo, proszę bezzwłocznie zawiadomić nadawcę wysyłając odpowiedź na niniejszą wiadomość i usunąć ją z komputera bez otwierania załączników. Dziękujemy.
ATTENTION: The information contained in this message or any attachment may be privileged and business confidential and protected from disclosure. If the reader of this message is not the intended recipient or agent responsible for delivering this message to the intended recipient, you are hereby notified that any dissemination, distribution, copying of this message or attached files, or any action taken or omitted to be taken in reliance on it, is strictly prohibited. If you have received this communication in error, please notify the sender immediately by replying to the message and deleting it from your computer without opening the attachments. Thank you."
3. Zawieś korzystanie z wewnętrznych notatek służbowych związanych z kryzysem.
Wewnętrzne notatki służbowe są także łatwe do wykrycia. Wszyscy ważni pracownicy powinni otrzymać informację, że notatki służbowe związane z kryzysem - na polecenie prawnika - są zawieszone do odwołania.
4. Wprowadź zakaz niepotrzebnych rozmów na temat kryzysu.
Im mniej rozmów o kryzysie bez obecności prawnika, tym lepiej dla organizacji i pracowników. Jeśli pracownicy będą wezwani na zeznania, może się zdarzyć, że będą musieli ujawnić szczegóły także nieformalnych rozmów, łącznie z tym kto i co mówił. Dla własnego bezpieczeństwa lepiej ograniczyć do minimum wszelką niepotrzebną komunikację dotyczącą kryzysu.
5. Zawieś rutynowe procedury niszczenia dokumentów.
Niezwłocznie zawieś rutynowe procedury niszczenia dokumentów aż do przywrócenia ich przez dział prawny. Twoim obowiązkiem prawnym - a także w Twoim interesie - jest zabezpieczenie całej dokumentacji powstałej w czasie zarządzania kryzysem. Niszczenie dokumentów jest poważnym przestępstwem w postępowaniu karnym i cywilnym.
6. Uruchom zapisy zapasowych twardych dysków poza siedzibą organizacji.
Aby uniknąć zakłóceń w funkcjonowaniu organizacji w przypadku otrzymania wezwania do stawienia się przed sądem, nakazu rewizji lub wydania firmowych dysków twardych, od razu uruchom zapasowe zapisy na odpowiednich mediach i przechowuj je poza siedzibą organizacji.
7. Stwórz katalog ważnych dokumentów. Uporządkuj je i zabezpiecz.
Wszystkie dokumenty związane z zarządzaniem kryzysem wcześniej czy później będą musiały być okazane stosownym organom kontrolnym. Jeśli czujesz się odpowiedzialny za optymalne funkcjonowanie swej organizacji we wszystkich okolicznościach, zadbaj o porządek w dokumentacji od pierwszej minuty kryzysu. Najlepiej kiedy desygnowany do tego będzie specjalny pracownik, który przed sądem dokładnie i szczegółowo opowie o tym jak starannie i pieczołowicie gromadziliście i przechowywaliście dokumenty. Pamiętaj, żeby specjalną troską i ochroną otoczyć dokumenty, które mają klauzulę poufności, tajności lub specjalnego znaczenia.
8. Przekaż kluczowym pracownikom porady prawne.
Kiedy wszyscy mają świeżo w pamięci co się wydarzyło i ich opinie nie są zniekształcone przez plotki, prawnik powinien skontaktować się z kluczowymi aktorami wydarzeń i wyjaśnić im kontekst prawny antykryzysowych działań. Wszystkie informacje przekazane w tych rozmowach powinny być traktowane jako poufne. Możesz też rozważyć zatrudnienie zewnętrznego prawnika jeśli masz wątpliwości czy Twój prawnik umie dochować tajemnicy.
9. Informuj o kryzysie stosowne agendy rządowe.
Jeśli Twoja organizacja podlega rutynowemu nadzorowi agendy rządowej, natychmiast informuj ją o kryzysie. Nawet jeśli nie jest to wymóg formalny, informacja, którą otrzymają bezpośrednio od Ciebie pokaże, że zależy Ci na utrzymaniu dobrych relacji, nawet w takiej niewygodnej dla Ciebie sytuacji.
10. Skontaktuj się ze swoją firmą ubezpieczeniową.
Informuj ubezpieczyciela, aby uniknąć pretekstu do odmowy wypłaty odszkodowania z powodu niedopełnienia obowiązku niezwłocznego powiadomienia. Niektóre procedury ubezpieczeniowe uruchamiają częściowe wypłaty nawet w sytuacji możliwości zaistnienia powodu do wypłaty pieniędzy, więc jeśli okaże się, że odszkodowanie jednak się nie należy, przekaż ubezpieczycielowi pełną informację i rezygnację z roszczenia na piśmie.
I na koniec jeszcze porada zaprzyjaźnionego profesora prawa. Jeśli to, co chcesz zrobić i powiedzieć, nie spodobałoby się Twej matce, nie rób tego.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz