Aby pracować wydajnie, skutecznie i z przyjemnością, warto nauczyć się budować pozytywne lub neutralne interakcje z ludźmi, którzy w innych sytuacjach doprowadziliby nas do zawału serca. Nie muszę oczywiście mówić, że jest to trudniejsze niż się wydaje.
Trudno udzielać porad jak radzić sobie w każdej sytuacji. Dlatego wybrałem trzy typy osobowości, które najczęściej sprawiają kłopoty w komunikacji.
1. Czołgista
2. Hamulcowy
3. Sprinter
Czołgista
Na każdym spotkaniu taka osoba próbuje przejąć kontrolę nad ludźmi, których postrzega jako zagrożenie dla swojej pozycji. Chce rozdawać karty i sprawiać wrażenie najlepiej poinformowanego. Przerywa innym, torpeduje inicjatywy, próbuje zastraszyć - nawet, gdy nie do niego należy zlecanie zadań i obowiązków.
Narzędzie - Grzecznie pokaż uznanie dla talentu i fachowości.
Czołgista zazwyczaj oczekuje uznania dla jego wyjątkowych zdolności i jego zachowanie determinuje poczucie zagrożenia. Wykazując uznanie dla jego fachowości i prosząc o opinię, tonujemy te obawy. Nie wycofuj się ze swoich opinii, ale nie przywiązuj się do nich w stopniu, który doprowadzi do konfrontacji, w której nikt nie wygra.
Hamulcowy
Kierowany brakiem poczucia bezpieczeństwa hamulcowy nie dzieli się informacjami, które pozwolą Tobie lepiej pracować, nawet, jeśli sam może na tym skorzystać. Zapytany co możesz dla niego zrobić, może ukryć istotne informacje, na przykład, że nie podjęto jeszcze najważniejszych decyzji w sprawie kampanii PR lub, że prawdziwy budżet na kampanię komunikacyjną jest dużo większy.
Kontrola nad informacjami daje mu poczucie siły i poprawia samopoczucie. Czasem testuje w ten sposób Twoje umiejętności i zaufanie. Bez względu na motywację, współpraca z taką osobą utrudnia sukces lub nawet go uniemożliwia.
Narzędzie - Wyjaśniaj, wyjaśniaj, wyjaśniaj.
Najlepsza metoda to pytanie. Do każdego pytania dobrze dodać wyjaśnienie dlaczego o to pytamy i w jaki sposób obydwie strony zyskają na wyklarowaniu sytuacji. Na przykład, ułatwienie pracy, lepsze zrozumienie potrzeb klienta, bardziej skuteczne bronienie jego interesów, itp. Zwracaj uwagę na "znaki ostrzegawcze" wyjaśniając co możesz zrobić, a co jest po prostu niewykonalne w oparciu o posiadane dane.
Przygotuj listę informacji, które są potrzebne do wykonania projektu lub realistycznie oceń, co możesz zrobić na podstawie przekazanych danych. Jeśli obydwie metody zawiodą, zastanów się czy możesz podjąć się zleconego zadania.
Sprinter
Pełen entuzjazmu sprinter działa czasem bez rozmysłu. Jego bezkrytyczny optymizm może być zaraźliwy. Zanim się spostrzeżesz wszystkie decyzje już zapadną - będą podjęte w oparciu o pomysły, a nie przemyślaną analizę. W efekcie mamy niezadowolonego klienta i ... jeszcze więcej pracy.
Narzędzie - Zwolnij.
Na początku spotkania uzgodnij cel i podaj jakie punkty muszą być omówione. Kiedy dyskusja zboczy z tematu, przypomnij po co się spotykacie. Możesz powiedzieć: "To jest sprawa, o której możemy porozmawiać w trakcie realizacji projektu. Teraz skupmy się na tym co najważniejsze."
Inną metodą studzenia zapału nadgorliwego pracownika jest zadawanie pytań sondujących. Zapytaj na przykład: "Zanim zaczniemy mówić o szczegółach elektronicznego biuletynu, sprawdźmy czy wiemy jak często nasi klienci korzystają z Internetu? Jakie decyzje możemy podjąć wykorzystując informacje, które mamy w tej chwili?"
Zanim się zdenerwujesz
Jest pewne prawdopodobieństwo, że także Tobie przydarzy się "wyjście z nerw".
Oto trzy rzeczy, które pomogą zmniejszyć napięcie:
1. Odłóż w czasie wszystkie ważne decyzje.
Znajomy psycholog zaleca osobom po rozwodzie przełożenie wszystkich decyzji o rok. W zdenerwowaniu jesteśmy bardziej skłonni powiedzieć coś czego szybko pożałujemy lub zrobić coś z czego nie będziemy dumni. Dotyczy to także zmiany terminów spotkań i unikania ważnych decyzji życiowych.
2. Poproś innych o ocenę.
Większość z nas nie potrafi obiektywnie siebie ocenić. Dlatego warto zapytać innych jak oceniają naszą komunikację w stresie i poza nim.
3. Ucz się kontrolować poziom stresu.
Spacer i słuchanie muzyki zwykle zmniejsza napięcie. Porozmawiaj o swoich kłopotach z przyjacielem. Nie tylko obiektywna rzeczywistość, ale same myśli mogą być przyczyną napięcia. Dlatego opinia innej osoby może pomóc skorygować błędy.
Konkluzja
Osoby odpowiedzialne za dobre poczucie pracowników są na pierwszej linii ognia w komunikacji z rozżalonymi osobami. Agresywne zachowanie często łączą z roszczeniami wobec firmy. Rzadko kiedy kojarzą stres z erozją relacji międzyludzkich.
Nadmierny stres może zamienić nawet najbardziej produktywną komunikację w rozmowę, w której nic nie można uzgodnić. Więc może zanim się zdenerwujesz, przeczytaj ten artykuł jeszcze raz :-)
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz