Zanim dopadnie Ciebie kryzys

Kiedy ktoś Ciebie autentycznie zaskoczył? No właśnie.

Jeśli chcesz sam zaskoczyć siebie lub najważniejsze osoby w organizacji (zakładam, że to nie ta sama osoba), zapytaj siebie i swoich współpracowników o rzeczy, o które pytamy podczas audytu komunikacyjnego.

Nie wszystkie pytania muszą idealnie pasować do profilu Twojej organizacji lub branży, ale te, które znajdziesz poniżej na pewno pozwolą poczuć smak tego, co można osiągnąć w ramach antykryzysowej prewencji. Pytania są podzielone na siedem kategorii.

1. Przerwa w funkcjonowaniu organizacji

• Gdybyś nie mógł prowadzić działalności (produkcja, usługi) w jednej z obecnych podstawowych lokalizacji, czy pracownicy wiedzą gdzie mają jutro zgłosić się do pracy?
• Gdyby zdarzyło się, że straciłeś nagle wszystkie zapasy niezbędne do produkcji lub kluczowy kontrahent z dnia na dzień stracił możliwość kontynuacji dostaw, czy wiesz gdzie szukać jego zastępcy?
• Czy nowy partner może przerwać współpracę z powodów podobnych do tych, które wyłączyły z dostaw poprzedniego (na przykład, zamach terrorystyczny, strajk pracowników, zamknięcie firmy przez organ kontrolny, itp.)?
• Czy prowadzone są regularne ćwiczenia symulujące realne zagrożenie uwzględniające wszystkie rodzaje reakcji w kryzysie - nie tylko operacyjne, ale także komunikację wewnętrzną i zewnętrzną?

2. Bezpieczeństwo

• Kiedy pracownik jest zwalniany z organizacji czy natychmiast zmieniane są wszystkie zamki i kody dostępu? Czy są różnice w procedurach pomiędzy dobrowolnym i przymusowym odejściem pracownika?
• Czy funkcjonuje system, dzięki któremu KAŻDY pracownik może w dowolnym momencie o każdej porze dnia i nocy przekazać *odpowiednim ludziom* informację o zagrożeniu?
• Czy kiedykolwiek przeprowadzono PRAWDZIWE testy systemu bezpieczeństwa (na przykład, próba nieautoryzowanego wejścia do systemu komputerowego, a nie tylko sprawdzenie czy świecą się lampki na panelu kontrolnym)?

3. Zgodność z zewnętrznymi przepisami

• Gdyby wydarzył się incydent regulowany przez zewnętrzne przepisy (na przykład, wypadek na terenie firmy, skażenie środowiska) czy byłbyś w stanie z pełnym przekonaniem i w oparciu o fakty stwierdzić, że a. Twoje wewnętrzne przepisy są zgodne z regulacjami zewnętrznymi lub nawet je przewyższają i b. możesz wykazać się pozytywną historią współpracy z organami kontrolnymi?
• Czy Twoje wewnętrzne przepisy poddane ocenie opinii publicznej (bardzo subiektywnej i mało fachowej z natury rzeczy) będą przez nią postrzegane i ocenione jako wystarczające?

4. Komunikacja wewnętrzna

• Gdybyśmy poprosili 50 pracowników z różnych działów i poziomów o opisanie Twojej organizacji, czy wszyscy powiedzieliby coś co byłoby Ci nie na rękę?
• Czy działa formalny system monitoringu plotek, który pozwala wszystkim pracownikom szybko weryfikować prawdziwość niesprawdzonych informacji - zanim zaczną żyć własnym życiem?
• Czy funkcjonuje zrozumiały i ogólnie zaakceptowany system umożliwiający wszystkim pracownikom przekazywanie informacji o nieprawidłowościach a. w sposób formalny lub b. anonimowo, jeżeli pracownik obawia się przykrych reperkusji?
• Czy wśród pracowników są jakieś *niepokorne dusze*, których zachowanie może zaszkodzić organizacji?

5. Przepisy prawne

• Czy wszystkie działania prawne (na przykład, oskarżenia, powództwa, roszczenia) wychodzące z organizacji i kierowane przeciwko niej przechodzą przez dział public relations w celu oceny potencjalnego wpływu na wizerunek i reputację organizacji?
• Czy prowadzone obecnie przez organizację działania prawne mogą mieć szkodliwe skutki w przyszłości?

6. Zarządzanie reputacją

• Gdybyśmy zapytali 30 klientów co myślą o Twojej organizacji, co według Ciebie by powiedzieli? (W czasie prawdziwego audytu zapytamy klientów o opinię i jeśli pojawią się istotne negatywne różnice, to znaczy, że masz konkretny problem w zarządzaniu reputacją.)
• Czy jest prowadzony regularny monitoring nastawienia lokalnej społeczności do organizacji, a także w innych miejscach, gdzie prowadzi działalność?
• Czy celem monitoringu jest zbieranie informacji o *dobrych uczynkach* czy szukanie ich deficytu?

7. Pracownicy

• Czy znaczna część pracowników ma wrażenie, że w organizacji tolerowane jest molestowanie i zastraszanie - bez względu na to czy rzeczywiście udowodniono przypadki łamania prawa pracy i zatrudnienia?
• Co robi się, aby zapewnić stosowny nadzór nad pracownikami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo fizyczne lub ochronę informacji?
• Czy są pracownicy, których można podejrzewać o szkodliwe zachowania, ale organizacja udaje, że tego nie widzi, bo ci pracownicy wykonują niezwykle odpowiedzialne zadania i znakomicie wywiązują się ze swoich obowiązków?

Dodaj teraz jeszcze 100 kolejnych pytań i będziesz na najlepszej drodze do określenia zagrożeń i ograniczenia szkodliwych skutków kryzysów, których Twoja organizacja DOŚWIADCZY wcześniej czy później.